En base a estas preguntas, el Plan de Mejora se compone de las siguientes fases:
FASE 1:
➢ Conformar el Equipo de Mejora.
El Equipo de Mejora es el responsable de elaborar, desarrollar y dar seguimiento al Plan de Mejora y debe estar integrado, por miembros del comité de evaluación, el cual debe incluir miembros del Comité de Calidad, personal directivo, técnicos o profesionales de las áreas o procesos que requieren ser mejorados, de entre los cuales, debe elegirse un Coordinador, que será el líder de todo el proceso, quien procurará los recursos que sean necesarios, los asignará y realizará las gestiones pertinentes para superar los obstáculos que se vayan presentando.
Para facilitar la operatividad del proceso, es recomendable que el número de integrantes no sobrepase a seis (6).
Elaborar el Plan.
La elaboración del Plan incluye, además de las acciones o actividades a ejecutar, los responsables de su ejecución, una breve descripción de la mejora a realizar, los plazos para su ejecución y los indicadores de seguimiento.
Deberá hacerse acompañar de un cronograma o calendario para las reuniones de seguimiento.
Identificar y seleccionar las áreas de mejora.
De las áreas de mejora identificadas en el proceso de evaluación, el plan debe contener una selección jerarquizada de aquellas que sean consideradas prioritarias o que puedan ser abordadas por la entidad en un plazo no mayor de dos (2) años, tomando en cuenta su importancia, en relación a la misión, visión y objetivos estratégicos de la entidad (impacto que generará en la organización) y las disponibilidades existentes o que se puedan obtener, ya que es difícil poder abordar todas las áreas de mejoras detectadas. Del mismo modo, el logro de algunos indicadores o resultados pueden estar sujetos a la obtención de otros
Para ayudar en este proceso, es recomendable hacer las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el problema?
- ¿Por qué se está produciendo?
- ¿Quién o qué lo está causando?
➢ Detectar las principales causas raíz de cada problema o área de mejora identificada:
Una vez identificado el problema o área de mejora, es necesario conocer las posibles causas que lo originan y seleccionar las alternativas más apropiadas para su solución.
Existen diversas herramientas y técnicas de análisis que se pueden aplicar, entre las que citamos las más comunes:
– Análisis FODA:
Es un análisis sistemático de las fortalezas y debilidades internas; así como de las amenazas y oportunidades del entorno, en relación al problema (producto o servicio):
F = Fortalezas institucionales
O= Oportunidades, elementos aprovechables
D= Debilidades institucionales
A= Amenazas externas o del entorno que pueden afectar la institución
Diagrama causa – efecto, Diagrama de Ishikawa o Espina de Pescado:
El Diagrama Causa-Efecto o Espina de Pescado es una representación gráfica que muestra la relación cualitativa e hipotética de los diversos factores (causas) que pueden ocasionar un efecto o fenómeno determinado (resultado específico). Una especie de espina central que representa el problema a analizar. Centra la atención de todos los componentes del grupo en el problema.
– El árbol del problema o Diagrama del Árbol:
Es una representación gráfica que muestra el despliegue de todos los factores o elementos que contribuyen a un efecto u objetivo de forma ordenada y precisa. En este caso, los factores o elementos son las causas o raíces, el tronco es el problema, y las ramas son los efectos que ocasionaría la persistencia del problema.
Tanto en las raíces como en las ramas, pueden diferenciarse varios niveles de desagregación.
El Diagrama de Flujo:
Es una representación gráfica de la secuencia de pasos que se realizan para obtener un cierto resultado.
La Lluvia o Tormenta de ideas:
Es una técnica de grupo para generar ideas nuevas o innovadoras sobre un determinado tema, en un ambiente relajado, en el que cada persona del grupo puede aportar una idea de cualquier índole, que estime conveniente para el caso tratado. En la sesión se debe aportar una idea por ronda, por lo cual, se debe ser claro al exponerla. En principio todas las ideas son válidas y en un análisis posterior se determinará la calidad de las ideas expuestas y se elaborará una lista de las ideas seleccionadas.
La lluvia o tormenta de ideas se dará por finalizada cuando ningún participante tenga ideas que aportar. Desarrollado en 1941 por A. F. Osborne, el brainstorming fue diseñado para alentar a un grupo a que expresara varias ideas y a diferir el juicio crítico hasta más tarde.
Todo el mundo ofrece ideas que se relacionan, se combinan, se mejoran, y se cambian en otras varias ideas. Al final, el grupo está de acuerdo en una solución final.
Los Cinco Por Qué:
Es una técnica mediante la cual el grupo que investiga la causa raíz de un problema se hace al menos cinco preguntas en cascada, es decir, se inicia con una primera pregunta, y luego cada una de las siguientes se deriva de la anterior. De cada pregunta, obtiene una respuesta que obliga al siguiente por qué. Aunque se suelen considerar cinco, no es un número estricto de por qué, ya que el resultado se obtiene en el punto en que el grupo que analiza el problema ya no tiene más respuestas.
➢ Formular el objetivo.
Una vez identificadas las causas del problema, se debe tomar la decisión de por dónde empezar a mejorar y en base a ello, formular los objetivos y fijar el período de tiempo para su consecución, tomando en cuenta que los mismos deben cumplir las siguientes características:
– Viables: posibilidad de ser cumplidos.
– Cotejables: en tiempo y grado de cumplimiento
– Flexibles: susceptibles de modificación ante contingencias no previstas sin apartarse del enfoque inicial.
– Comprensibles: cualquier agente implicado debe poder entender qué es lo que se pretende conseguir,
– Obligatorios: Voluntad de alcanzarlos, haciendo lo necesario
FASE 2.
□ Desarrollo del Plan de Mejora.
La fase de desarrollo está relacionada con la ejecución del plan de acciones y el entrenamiento necesario para su puesta en marcha e involucra la asignación de tareas y responsabilidades a los miembros del equipo, la asignación de recursos (materiales, económicos, humanos y tecnológicos), la recolección, análisis y aplicación efectiva de la información para la solución del problema o resolución de la mejora; así como la elaboración del cronograma de implementación.
